Algunos aportes de la Comunicación Interna

La comunicacion interna se centra en el capital humano. Es un proceso comunicacional donde se integran los líderes  (gerentes, directores, etc.) de una organización con todos los niveles de empleados de la misma.
El principal objetivo de la comunicación interna es lograr involucrar en el proyecto empresarial a todos los miembros de la organización. Se trata de crear un clima de trabajo cordial y de confianza, lo que conllevarámenos conflictos, menos ausentismo laboral… en una palabra, que todos y cada uno de los que forman parte de la organización trabajen mas a gusto y se sientan comprometidos y motivados en el proyecto empresarial, de manera que sus objetivos y los de la organización esten inter y co-rrelacionados.
Todas las acciones y su gestión contribuirán a fortalecer la cultura corporativa, la participación activa y potenciar el compromiso.
Es fundamental para asegurar el éxito de la comunicación interna que se lidere desde el mas alto nivel de la organización,  solo será eficaz cuando este incorporada en la cultura empresarial.
El proceso de comunicación interna, no debe entenderse como un proceso en una única direccion, sino que es la participación de ambas partes la que conseguirá ́satisfacer las necesidades de ambas y crear un buen clima laboral. Es muy importante el feedback o retroalimentacion que se produzca por ambas partes en la comunicación interna.
Gestión del conocimiento
A pesar de la importancia de su gestión, la comunicación interna requiere establecerse con mayor poder en la agenda corporativa para fortalecer el proceso en sí. La razón es que en muchas ocasiones distintos departamentos de una misma organización desconozcan lo que están haciendo unos y otros. A pesar de ello cada vez más, los líderes de las organizaciones son conscientes de la necesidad de crear un buen canal decomunicación entre los trabajadores.
El gerente eficaz trataráde compartir la información con sus empleados de acuerdo a las necesidades de estos. Uno de los propósitos de la comunicación interna es optimizar la circulación de información descendente y ascendente dentro de la organización. Para ello es preciso desarrollar un buen sistema de gestión de la información.
Dentro de la gestión de la información conviene señalar distintos aspectos a llevar a cabo:
– Determinar las necesidades internas y externas de información
– Desarrollar la base informativa de la empresa y garantizar la accesibilidad de la información
– Establecer procedimientos de seguridad para la información
– Formar y entrenar a las personas de la organización en el manejo de la información
Una correcta gestión de la comunicación interna y la gestión de la información garantizarán la calidad y eficiencia de los procesos informativos de la empresa, produciendo beneficios a la organización.
Resumiendo, las tareas más relevantes en el ámbito de la comunicación interna son:
TAREAS DE LA COMUNICACION INTERNA
Definir las necesidades de comunicación interna y los canales mas adecuados.
Captar los flujos de información y generar comunicación.
Dotar a la empresa de un sistema de información y gestión del conocimiento.
Desarrollar las comunicaciones internas: revistas, intranet, carteleras, canales 2.0

Proponer iniciativas que estimulen al personal.

Colaborar con las áreas de recursos humanos y capacitación.

Definir indicadores y medir los resultados de las acciones.

Reforzar la cultura organizacional.

Involucrar a los empleados: un trabajo perfecto para la Comunicación Interna.

Según el informe de Gallup “State of Global Workplace”, realizado en 142 países, solo el 13% de los empleados dicen que se sienten compromiso (engagement) con su lugar de trabajo. Los empleados comprometidos tienen un cierto nivel de inversión emocional y la voluntad de crear valor para sus organizaciones.

Este resultado es bastante desalentador significa que los trabajadores activamente no comprometidos (negativa y potencialmente hostiles a la organización para la que trabajan) superan en número a los empleados comprometidos casi 2 a 1.

 

Sin embargo, los altos ejecutivos comprenden la importancia del valor que genera el compromiso de los empleados para la organización. Un informe realizado por la Harvard Business Review, concluye que los líderes empresariales reconocen el valor de tener una fuerza laboral de alto rendimiento para el crecimiento y la supervivencia de la organización.

El compromiso de los empleados se conecta con la innovación, la productividad, el rendimiento y la responsabilidad social. Todo esto demuestra que el compromiso se ha convertido en un issue relevante para el negocio y está siendo tomado seriamente por las organizaciones ya que tiene un impacto que va más allá de los límites del departamento de recursos humanos.

Entonces, ¿Dónde debe recaer en una organización la responsabilidad por el compromiso de los empleados? ¿Deberían los expertos en comunicación estar (más) involucrados?

Para mí, la respuesta es clara, esta es una oportunidad perfecta para las áreas de Comunicación Interna (C.I.). Así que, ¿como nos posicionamos los referentes de C.I. y como posicionamos a nuestras áreas, para afrontar el desafío para lograr mejorar de la participación y el compromiso de los empleados ?

 

A pesar de que creo que la Comunicación Interna tiene una correlación lógica con las Relaciones Públicas y puede beneficiarse de los conocimientos de su marco teórico, la C.I., sin duda se ha convertido en un campo de estudio en si mismo.

Esto significa que los referentes en Comunicación Interna necesitamos contar con un conjunto de habilidades específicas y un enfoque diferente para comprender a nuestro público clave: los Empleados.

 

En primer lugar, los empleados no deben ser tratados como cualquier otro público. Con el fin de involucrarlos, sus características específicas deben ser reconocidas y tenidas en cuenta. El compromiso de los empleados debe ser estudiado y comprendido por aquellos que tienen la responsabilidad de gestionarlo.

Definir el compromiso como una construcción de performance o, un comportamiento observable, el estado psicológico, disposición o una combinación de todos estos conceptos requiere un cierto nivel de pericia psicológica y metodológica.

Por lo tanto los profesionales de la Comunicación Interna debemos ponernos al día en esto, para no operar como meros paracaidistas de la profesión que llegan a la comunicación interna sin preparación alguna.

 

En segundo lugar, también está estrechamente conectado el problema de la medición de la participación. La medición, hoy es el talón de Aquiles de los profesionales de la Comunicación. Además, adicionalmente es difícil la medición del compromiso. Normalmente, es lo medianamente lógico y usual según las buenas prácticas de mercado, que una organización haga una Encuesta Anual de Clima, en la cual se puede medir el compromiso de los empleados. Este enfoque permite ver con honestidad la autoevaluación que hacen los empleados sin cuestionar la objetividad de los datos. Hay métodos que son más precisos que la medición actual de como es autopercibido el compromiso y dan un mejor nivel de comprensión. Los profesionales de Comunicación tenemos que familiarizarnos con estas herramientas y los datos que brindan para poder actuar en consecuencia.

 

En tercer lugar, la búsqueda de los canales adecuados para la Comunicación Interna y su utilidad de una forma verdaderamente bidireccional, es algo que debe ser fácil para los comunicadores con un background de Relaciones Públicas.

Si usted quiere que sus empleados estén comprometidos, deles la información que necesitan para tener éxito en su trabajo. A través del diálogo y encontrando los canales necesarios para hacerlo. Los canales dentro de la organización pueden ser tanto formales como informales y siempre ambos deben permitir el feedback. Utilicemos este feedback y asegurémonos de que los empleados lo saben, ya que este es uno de los mayores promotores del compromiso. La comunicación con los empleados realmente es una calle de dos vías y es la mejor oportunidad de aplicar la comunicación simétrica.

 

Por ultimo, el problema de la participación de los empleados es un problema fundamental en la visión del mundo organizacional. Solo puede ser resuelto si las organizaciones están dispuestas al cambio y que sea una de sus prioridades. Esto no puede suceder a menos que haya una base receptiva para todas las iniciativas de compromiso. A pesar de que en la mayoría de las empresas el managment esta dedicándose a aumentar el compromiso, este compromiso tiene que ser sustentado por las acciones.

Ayudar a que las empresas apliquen estas acciones es un trabajo perfecto para la Comunicación Interna.

Algunas consideraciones sobre la Comunicación Interna

Quizás estas consideraciones que forman parte de mi propia experiencia; parezcan obvias para muchos de ustedes pero no está de más reafirmarlas; teniendo en cuenta que ahí afuera está la Generación Y y los Millenials que recién se inician o lo harán en un futuro próximo al dar los primeros pasos en el camino de la Comunicación Interna.
 
Últimamente he podido notar que mucha gente tiende a obsesionarse sobre los últimos canales de comunicación, como los canales 2.0 o tiene la tendencia de hablar en forma de una suerte de acertijo para querer comunicar algo. También hay quienes gustan de pensar que hay una cierta mística sobre influir a través de la Comunicación Interna en los empleados.
 
Pero no la hay. La comunicación para los empleados es más una ciencia que un arte.
 
Comunicaciones Internas es una de las disciplinas de mayor crecimiento dentro de las organizaciones. Poco a poco ha ido ganando un espacio prioritario en los organigramas. Las personas realmente quieren trabajar en CCII, tal vez porque es divertido y además le permite acercarse al lugar donde se toman las decisiones. Los Comunicadores Internos llegan a tener conversaciones mas frecuentes con los líderes estratégicos de la organización, algo que no se da usualmente con otras partes de las organizaciones.
 
Sin embargo, a medida que crecemos, vale la pena recordar que podemos lograr un impacto masivo si nos atenemos a unas pocas consideraciones sensatas. Olvidemos todo el bombo anterior y tratemos de seguir estas reglas …
 
Regla N º 1 – Se trata de los resultados y las decisiones; no de la actividad.
No importa lo tentador que sea involucrarse uno mismo en un frenesí de actividad que pueda resultar atractiva como es generar hermosos vídeos y sitios web, si nada cambia como resultado de su trabajo, ¿por qué lo haces? Cada conversación en Comunicación Interna comienza con ‘¿Qué queremos que la gente haga?’
 
Regla N º 2 – Se trata de la organización
Lo que queremos que la gente haga, debe estar arraigado en las necesidades de la organización. Los organizadores de fiestas y comediantes hacen las cosas porque son divertidos, los profesionales hacen las cosas, porque ayudan a ofrecer una estrategia o plan. Si no podemos mostrar la vinculación de la CI a las necesidades del negocio, entonces, probablemente no estemos agregando realmente ningún valor.
 
Regla N º 3 – No conducimos con nuestros ojos cerrados
Un comunicador que no conoce a su público desde adentro y como este se manifiesta hacia afuera, que no sabe cómo piensan y como podría reaccionar, no es de gran ayuda. Podemos afirmar hasta que es de poca utilidad. Nuestro trabajo es ser el puente entre dos mundos – un trabajo que requiere que pasemos tanto tiempo como podamos lejos de nuestros escritorios, hablando y escuchando a nuestro público interno. Nadie más puede hacerlo por nosotros, porque lo que sabemos es lo que nos hace valiosos y sin ello, ¿cómo podrá usted producir comunicaciones que no le interesarán a nadie?, y ni hablar de pretender entender sus preocupaciones.
 
Regla N º 4 – La gente tiene dos oídos y una boca – entonces deben ser organizados
Las personas son mucho más propensas a estar conectados y comprometidos en el trabajo cuando sienten que están en una conversación. La comunicación interna que se emite en una sola vía o de forma unidireccional sin contemplar la escucha activa de su público interno, no es simplemente algo grosero sino que también es ineficaz. Nos debemos asegurar de que la organización se tome el tiempo suficiente para escuchar!
 
Regla N º 5 – Vamos con los datos, hágalo con respeto
La Alta Dirección generalmente vive en un mundo de hechos y hojas de cálculo. Si usted quiere ayudar a tomar buenas decisiones de comunicaciones, se encuentra a mitad de camino. Recopile datos sobre el proceso y los resultados y preséntelos de forma simple. Use cualquier evidencia que usted puede encontrar para mostrar cómo las comunicaciones pueden ayudar a identificar los temas materiales para la organización, que son las cosas que realmente importan y que tienen un impacto en su público interno.
 
Regla número 6 – Los gerentes de línea son importantes
Los gerentes de línea no son la solución universal a todos los problemas de comunicación, pero son la clave para una gran cantidad de las respuestas. En las organizaciones donde los líderes se preocupan por las comunicaciones, se puede explicar cómo los planes de CI afectan a los empleados y la sensación de estos por ser escuchados, la gente se identifica con la organización y están más comprometidos. Si usted tiene algunos recursos y poco tiempo, y después de tener decido lo que quiere que  la gente haga, usted puede iniciar su plan de comunicaciones con la pregunta “¿Qué necesitamos que los gerentes discutan con sus equipos?”
 
Regla N º 7 – No hay ninguna bala de plata
Continuamente se nos dice que alguna tecnología o idea va a transformar las Comunicaciones Internas. Esto aún no se ha demostrado para ser verdad – el teléfono , el correo electrónico, intranets e incluso las redes sociales pueden aportar grandes mejoras, pero no revolución. Podría estar equivocado, pero hasta entonces nos ceñimos a las Reglas 1 y 2!
 
Regla número 8 – Lo que hacemos importa
Nuestro trabajo como comunicadores nos coloca en una posición privilegiada. Llegamos a involucrarnos de forma comprometida en lo que mas nos gusta y lo que hacemos tiene un impacto en la vida de las personas. Lo mejor de todo, tenemos la oportunidad de cambiar las cosas, potenciando el sentido al trabajo y a las diversas funciones. No mucha gente puede decir esto.
 
Estas no son verdades inmutables ni permanentes, sino que solo fueron algunas consideraciones establecidas en la vida diaria, compartida por otros y que considero están sujetas a seguir siendo perfectibles.
Los empleados quieren que alguien los mantenga comunicados sobre el trabajo  que realizan, cómo lo están haciendo y cómo se relaciona esa pieza en el conjunto que conforma el armado del resto de la organización. 
Las organizaciones quieren empleados comprometidos y fidelizados, para hacer lo mejor,  de forma flexible y que estos cuenten experiencias positivas de la organización a sus familias y amigos. 
Y los empleados hacen que esto sea realidad cuando se sienten implicados y valorados y cuando los líderes de todos los niveles se toman un tiempo para escuchar y explicar la conexión entre su trabajo y la visión de la organización.